Как правильно утилизировать документы — от бухгалтерских до секретных

При работе в офисах предприниматели часто сталкиваются с большим количеством бумажных документов. Некоторые из них представляют ценность для организации и не могут быть просто так уничтожены. Как правильно утилизировать устаревшие бумаги и кто может с этим помочь, рассказывается в статье.

Чем обусловлена необходимость уничтожения документов

Каждый из нас, так или иначе, постоянно сталкивается с различными бумагами. В квартире копятся счета на оплату, квитанции, рекламная макулатура. В учебных заведениях — личные дела, тетради и учебники. В офисах — старые договора, счета, приказы и акты.

Бумажный мусор в меньшей степени копиться в квартире, но его также лучше сдать на утилизацию, тем самым внеся вклад в спасение экологии мира. Но вот в различных организациях, бумаг копится большое количество. Иногда, это важные документы, которые нельзя просто так скомкать и отправить в мусорную корзину. Требуется особая процедура утилизации таких бумаг.

Утилизировать старые приказы, бухгалтерские отчётности, акты можно только после истечения срока хранения, которое устанавливается законодательством. Существует специальный федеральный закон №125 «Об архивном деле в РФ». Он регулирует срок хранения тех или иных документов, возлагает обязанность на владельцев компаний по сохранности архивов.

утилизация документов на шредере

Все бумаги имеют определённую ценность. Для упрощения составления каталогов необходимо своевременно освобождать архив от потерявших ценность документов. Утилизация ценных бумаг позволяет экономить на аренде площадей, используемых для хранения архивных данных. Не стоит выкидывать различные бумаги без определения оценки важности того или иного документа.

Как утилизировать документы с истекшим сроком хранения

Утилизация первичных учетных актов является правом организации, а не обязанностью. Однако, существует список этапов правильного уничтожения документации. Во-первых, руководство обязано выпустить соответствующий приказ об утилизации устаревших бумаг. В противном случае, могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. Поскольку, документы числятся в наличии, а на самом деле, отсутствуют.

схема уничтожения документов

Этапы правильной утилизации документов

Первый — определение ценности

Начальный этап утилизации документов с истекшим сроком хранения – определение их ценности. В соответствии с нормативными требованиями, регламентируемыми государством, определяется, представляет ли документация практическую или научную значимость для компании. Для определения ценности, руководитель собирает экспертную комиссию из работников организации. Она в основном должна состоять из сотрудников ведущих направлений:

  • администрации;
  • бухгалтерии;
  • делопроизводителя;
  • кадрового производства.

Несомненно, в комиссии должен присутствовать юрист. Выбирается председатель комиссии, обычно это заместитель руководителя организации. После определения ценности документации подписывается договор хранения, издается приказ об экспертной оценке.

Второй — выявление документов с истекшим сроком хранения

Следующий этап – выделение бумаг и актов с истекшим сроком хранения. Согласно федеральному закону, утилизировать можно только лишь просроченные документы, хранившиеся менее десяти лет.

Третий — составление перечня

Комиссия составляет перечень документации – акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Форма составляется в произвольной форме. В списке должны быть перечислены все документы, подлежащие уничтожению. Обязательно указываются заголовки, количество бумаг и статьи законодательства, на основании которых производиться утилизация. Руководитель лично должен подписать акт.

подписание акта об утилизации

После этих этапов, составляется разрешение на утилизацию со стороны государственных органов.

Четвертый  — уничтожение

Производится уничтожение документации, согласно перечню.

Есть возможность сдать собранную макулатуру. Составляется накладная о передаче бумаг, в которой имеются данные о количестве, весе и дате передачи. Полученные средства необходимо отметить в перечне о доходах.

Мукулатура

Для самостоятельного составления экспертной комиссии и необходимых бланков для уничтожения бумаг, фирма может руководствоваться рекомендациями Росархива и Основными правилами работы архивов организации, принятыми решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Документация, у которой срок хранения ещё не истёк, относится к типу регулярного хранения и подлежит сохранению в федеральных архивах и архивах местного самоуправления на неограниченный срок.

Утилизация архивных документов

Архивная документация сортируется по форме собственности. Четыре вида собственности:

  • государственная;
  • федеральная;
  • муниципальная;
  • негосударственная.

Срок хранения бумаг подразделяется на три группы.

  1. Постоянное хранение в архиве.
  2. Временное хранение установленный срок.
  3. Депозитарное хранение.

Депозитарное хранение обеспечивает сохранность бумаг вне офиса.

Архивная документация классифицируется по трём степеням:

  • важности;
  • конфиденциальности;
  • секретности.

Для утилизации архивных данных также требуется заключение комиссии. Дела, подлежащие уничтожению, изымают из архива, подписав соответствующий акт, и складывают в мешки. После взвешивания отправляют на утилизацию, которая производится под надзором комиссии.

утилизация архивных документов

Особенности утилизации документов бухгалтерии и архива организации

Бухгалтерская документация подлежит хранению в архивах в течении 5 лет после её составления. Ранее этого срока утилизировать бумаги нельзя. Поскольку все бухгалтерские отчеты подвергаются проверкам налоговой службы, неправомерное их уничтожение может расцениваться как нарушение УК РФ.

Для архивных документов нужно составить акт, в котором будут перечислены бумаги, требующие утилизации. Составлять такой акт следует опытному архивариусу, который правильно отсортирует документы по степени значимости и поможет избежать серьёзных нарушений.

Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Процедура уничтожения бухгалтерских документов состоит из тех же этапов, что и у обычных отчётных бумаг. Единственное, что подлежат утилизации они только после истечения срока хранения. В некоторых ситуациях, фирме необходимо хранить бумаги дольше установленного законодательством срока. Например, в случае судебных разбирательств. Поэтому комиссия должна предельно внимательно отсортировать ненужную документацию.

Перед выделением списка ценных бумаг для утилизации, необходимо составить годовые разделы описей дел постоянного хранения.

Утилизация секретных и конфиденциальных документов

В организации помимо простых отчетных документов и бухгалтерских бумаг существуют конфиденциальные и секретные дела. Для утилизации такого вида документации следует составить отдельный акт со списком бумаг, произвести утилизацию в закрытом от посторонних глаз месте. Руководитель организации издаёт специальный указ, следуя которому комиссия экспертов подготавливает список бумаг к уничтожению. Самым действенным способом утилизации секретных документов является сжигание.

сжигание документов

Уничтожение документов УК РФ

Особую процедуру нужно проводить перед утилизацией документов УК РФ. Из архивов выделяют бумаги с истекшим сроком хранения. Из судебных дел изымают подлинники итоговых актов (решения, приговор, постановления). Проставляют на них регистрационные номера дел, из которых подлинники изъяты. Личные документы хранятся в архиве в течении 50 лет. Они собираются в отдельной папке с описью файлов, в которую входят:

  • ФИО владельца документа;
  • год рассмотрения дела;
  • номер дела;
  • номер акта об уничтожении;
  • дата составления акта.

В делах, подлежащих уничтожению, ставится специальная отметка с номером и датой составления акта. Акты рассматриваются экспертной комиссией, после чего ставится отметка о согласовании утилизации документации. Согласованные акты должны быть заверены мировым судьей. Затем копии отправляются в центральную экспертную комиссию и судебный участок.

Выделенные документы упаковываются и опечатываются, затем отправляются на утилизацию. Сдача на уничтожение оформляется приемно-сдаточной накладной. После выполненной утилизации актов и дел составляется документ с датой уничтожения бумаг и ставится подпись ответственного работника.

Использование устаревших уголовных документов в хозяйственных целях строго запрещено.

архивные документы

Способы непосредственной утилизации

На данный момент наиболее распространены три способа утилизации документов.

  1. Первый — шредирование. Шредер — специальный аппарат, который устанавливается в офисе организации. Он может измельчать от 7 до 85 листов за раз. Существуют разные виды шредерных машин в зависимости от техники измельчения. Плоскорезы — режут листы на тонкие полосы, крошители — измельчают бумагу в мелкую крошку. Шлифмашины — оснащены специальным экраном, с помощью которого можно следить за процессом резки. Промышленные — уничтожают бумагу с высокой плотностью.
  2. Второй — сжигание в специальных печах. Осуществить такой способ может только аккредитованная компания. В печах выдерживается высокая температура, позволяющая переработать не только бумаги, но и другие носители — жесткие диски, флешки. Такой способ даёт 100% гарантии надежности, но не является экологически безопасным.
  3. Третий — выездная утилизация. Этим занимаются специализированные компании. Производиться выезд работников на специальной машине, оборудованной промышленным шредером. Для уничтожения конфиденциальной документации данный способ не приемлем, поскольку можно восстановить измельчённые бумаги. После измельчения, отходы прессуются и отправляются в места последующей переработке.

В данном видео подробно рассказывают о правилах уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Утилизировать документы самостоятельно или воспользоваться услугами профессионалов

Если в организации скапливается небольшое количество документации, сотрудникам легко утилизировать просроченные бумаги самостоятельно. Для более крупных фирм, с большим объёмом бухгалтерских отчётов, документации, секретных файлов, целесообразней обратиться за помощью к экспертам. Специалисты фирм по утилизации произведут конфиденциальное уничтожение бумаг, составят правильный акт и уберегут от ошибок, которые могут навредить компании-заказчику.

комиссия по утилизации документов

Кто предоставляет услуги

Для облегчения процесса уничтожения старой документации, существуют специальные организации по утилизации. Они выполняют следующие функции:

  • перерабатывают бумаги и дела из архива в присутствии сотрудника фирмы-заказчика;
  • могут записать процесс на видео;
  • процедура соответствует российскому законодательству;
  • после утилизации фирма-исполнитель выдает акт о совершении работ;
  • отправляет измельчённое сырье на дальнейшую переработку.

Фирмы расположены почти в каждом городе. Например, много филиалов по стране имеет фирма «Зест Экспресс», присутствует группа компаний «Тэлос» в Екатеринбурге, Новосибирске, Владивостоке и других городах.

Акт утилизации

На рисунке ниже представлен пример акта утилизации документов. Он необходим для того, чтобы в последствии у фирмы было доказательство законного уничтожения тех или иных бумаг.

акт

На первый взгляд процесс утилизации ценных бумаг выглядит довольно сложно. Но на самом деле это не так. Нужно лишь строго следовать правилам или обратиться к специально обученным людям. Тогда, уничтожение важных документов и актов станет безопасным для репутации фирмы, сотрудников и окружающей среды.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: